26 jul Verandertapas
Verandertapas
10 tips voor succesvolle verbeterteams
Auteurs: Aafke Osse, Lourens Walraven en Marlies de Ruyter de Wildt
Hoe vaak hoor je niet dat het bergen energie kost om medewerkers zover te krijgen dat ze je volgen. En dat als je je omdraait iedereen zijn werk weer doet op de oude manier. Het kan anders door effectief verschillende veranderinterventies c.q. tapas toe te passen.
Van een 5 op medewerkerstevredenheid, binnen een jaar naar een 8? Samen mooie resultaten boeken? Tevreden klanten? Het kan allemaal volgens de 10 succesfactoren voor verbeterteams.
Ruimte geeft vertrouwen
Als fundament onder de 10 succesfactoren gaat het om de balans tussen zaken op orde hebben én om ruimte geven om te experimenteren en leren. Elke ontwikkelstap wordt vastgelegd als stevige traptrede voor de volgende stap. Tegelijkertijd, door ruimte te geven om in de praktijk te leren, om uit te proberen en niet gelijk in te grijpen en dus echt op je handen te zitten, groeit de verbinding onderling en het zelfvertrouwen van het verbeterteam: ‘ik kan het zelf en mijn mening doet ertoe’.
Heb jij het lef om in jouw medewerkers te vertrouwen? Durf je het aan de kracht van het verschil te benutten? Om medewerkers te stimuleren en werkelijk de ruimte te geven om gezamenlijk te leren en te presteren? Door samen aan de slag te gaan volgens de 10 succesfactoren voor continue innovatie, help je je medewerkers om vanuit hun hoofd, naar hun hart en uiteindelijk vanuit hun wil met elkaar en zichzelf in verbinding te zijn. Met continue innovatie als resultaat.
We inspireren je graag met onze 10 Succesfactoren voor duurzaam veranderen.
1.Urgentie
De basis van elke verandering is de beleefde noodzaak. Anders gezegd wat is het “Burning platform” waardoor mensen in beweging komen. Denk bijvoorbeeld aan frustraties en hogere kosten door ineffectief samenwerken of veranderende klantwensen. Doorontwikkeling en professionalisering van een nieuwe manier van (samen)werken vragen om de energie van het voelen van de urgentie. Een nieuw bewustzijn op het doorbreken van patronen helpt hierbij. Immers: als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg.
Respecteer ‘wat was’ en omarm dat wat moet komen.
2. Leiderschap vanuit inspiratie & vertrouwen
De organisatiecultuur ontwikkelen doe je succesvol in co-creatie tussen management en medewerkers. Als leidinggevende ben je facilitator, inspirator en coach van dit proces. Hierbij ‘zit je actief op je handen’ en geef je ruimte en vertrouwen zodat ieder vanuit zijn expertise kan bijdragen. Tegelijkertijd inspireer je door nieuwe perspectieven te helpen zien. Maar vooral faciliteer je het denken vanuit het bestaansrecht (de bedoeling, purpose) van de organisatie, je afdeling of team met de eindgebruiker, de klanten als uitgangspunt. Van buiten naar binnen. Als je met een multidisciplinaire team alle invalshoeken ruimte geeft, kijk je voorbij oude oordelen en patronen. Hiermee creëer je enorme betrokkenheid en draagvlak voor het nieuwe.
Veel leiderschapswisselingen bij een organisatie maken het lastig om als leiding onderling te verbinden en genoeg steun aan elkaar te geven. Dit moet later altijd ingehaald worden. Aandacht voor onderling vertrouwen is nodig om leiderschap te geven aan elkaar, de medewerkers, de keten en de omgeving.
3. Uitdiepen: Intenties delen en verbinden
Een goede start is het halve werk: ontdek met elkaar hoe iedereen erin zit. Het delen van intenties vanuit het perspectief van klanten en medewerkers leidt tot een gedeeld commitment en overeenstemming over de benodigde basishouding. De gewenste verandering krijgt zo vorm op purpose-niveau. Om het praktisch te maken, werk je met een lijst met verbeterpunten. Door hierover gezamenlijk te stemmen ontstaat bijvoorbeeld een top vijf van verbeterpunten waar vijf verschillende multidisciplinaire teams mee aan de slag gaan. Met input van iedereen en tussentijdse feedback creëer je verbinding en betrokkenheid.
De basishouding voor iedereen in dit proces: Niemand heeft het monopolie op de waarheid; we doen het om er samen beter van te worden; en iedereen heeft de bereidheid om iets over zichzelf te leren.
4. Exploreren: luisteren en leren, voorbij oude oordelen en zorgen
Elk verbeterteam gaat aan de slag met hun (evoluerende) opdracht. Daarbij gaan ze ook op expeditie: een verkenning bij andere organisaties. Hoe doen zij het? Wat hebben zij geleerd? Zo verdiep je op de eigen vraag en, belangrijker, vind je nieuwe antwoorden. Kies ervoor om met “frisse ogen” te kijken en écht te luisteren. Word je bewust van je eigen oordeel, onderzoek, her-ontdek en her-waardeer wat er is. Alles staat in het teken van luisteren en leren. Een ‘hacketon’, samen met studenten, specialisten en de klant, past ook in deze fase.
De kunst van mislukken en bijstellen: het is pas mislukt als je niets met de leerervaring doet.
5. Ruimte maken voor de kern (loslaten, laten komen en verbinden)
Wat je leert, deel je. Elk veranderteam deelt zijn bevindingen uit de verkenningen en expedities met de andere teams. Nieuwe inzichten gaan voorbij bestaande (denk)patronen. Zo kom je gezamenlijk tot de (nieuwe) kern van elk vraagstuk. Vanuit het luisteren naar verhalen laat je de toekomst zich ontvouwen. Er toont zich een begaanbaar pad.
Na een expeditie naar een ander bedrijf, vertelt een groep over de lessen van hun verkenning. Een medewerker benoemt de angel die haar tegenhoudt om te geloven dat het kan. Een andere collega geeft een verbindend perspectief van hoop. Gezamenlijk ontvouwt zich de essentie van hun gezamenlijke ‘purpose’ voor de klant.
6. Schetsen en feedback
Wanneer de toekomst zich ontvouwt, kristalliseren zich nieuwe ideeën uit. Dan begint het schetsen – tekenen, omschrijven etc – van de hoofdlijnen hiervan. Collega’s (en klanten) worden gevraagd om hun feedback te geven. De verbeterteams werken de feedback uit, presenteren opnieuw en scherpen de ideeën iedere ronde verder aan. Als het team consensus bereikt over het schetsontwerp op hun vraagstuk, is het veranderteam klaar. Een mijlpaal om te vieren; belangrijk om te doen!
Door te schetsen, leg je ideeën snel en bondig visueel vast; creëer je een verzameling van gedeelde beelden.
7. Van schets naar prototype en definitief ontwerp
Nadat het eerste verbeterteam hun advies heeft opgeleverd, kan een vervolgteam starten. Zij bouwen vanuit de ruwe schets prototypes of werken scenario’s uit. Dit vervolgteam is ook verantwoordelijk voor draagvlak, implementatie en borging in de organisatie. Ook in deze fase is het cruciaal om continu klanten en collega’s te betrekken en hun feedback te verwerken.
Ontdekken door te doen, met ‘levende’ voorbeelden.
8. Implementeren, borgen, vieren, opnieuw starten
Iedere nieuwe werkwijze wordt geïntegreerd in bestaande processen en procedures. Zo verbreed je de basis en wordt de vernieuwing door ieder gedragen. Het team is dan klaar met zijn opdracht, wat je natuurlijk samen viert!
De volgende ronde van het proces start weer met een toets van stap 1 en 2. De lijst van verbeterpunten die je in stap 3 al hebt opgesteld, pak je op en vul je aan. Wil iemand aandacht vragen voor een verbeterpunt dan is het belangrijk dat die persoon zelf op de zeepkist klimt om medestanders te vinden. De vaardigheid en het lef van pitchen creëert vertrouwen en gezamenlijke draagkracht. Nieuwe multidisciplinaire teams gaan aan de slag met een gekozen verbeterpunten.
Na je leuke leerfase, terugvallen naar de oude modus? Borgen voorkomt ‘het elastiek-effect’
9. Luisteren en capaciteiten versterken
In essentie draait het om echt leren luisteren naar elkaar en zo het collectief bewustzijn en en draagkracht te vergroten. Vraag medewerkers regelmatig bijeenkomsten te organiseren (fysiek en online) voor en met elkaar. Tijdens deze bijeenkomsten is er aandacht voor het team, het versterken van vaardigheden, zijn er pitches over de stand van zaken of ga je er eens op uit met elkaar.
Écht luisteren vraagt het vermogen om zonder oordeel zowel de ander, als jezelf waar te nemen
10. Timing en verstoringen
Vernieuwing is gebaat bij genoeg ruimte én bij begrenzing van de doorlooptijd. Er ontstaat zo een creatieve spanning om resultaat te leveren en momentum te creëren. Dit vraagt om te werken vanuit vertrouwen. Verstoring van de timing mag nooit het opgebouwde vertrouwen verstoren noch de inzet van alle mensen afwaarderen.
Gebruik druk voor de ‘creatieve spanning”. Loopt de thermometer terug, voer dan de spanning wat op door extra aandacht te geven aan de inhoudelijke relevantie, de relatie onderling en te spelen met de factor tijd
‘Verandertapas’
Vanuit onze ervaringen met verschillende innovatie- en veranderprocessen bij gemeenten, energiebedrijven, vastgoed, zorg en onderwijs zijn dit de succesfactoren die het verschil maken. Bij fusies, ketensamenwerking en cultuurveranderingen stappen wij vaak in een proces van gedoe en wantrouwen. MaakRuimte ondersteunt het pad naar vernieuwing en goede resultaten vanuit samenwerking.
Van onze opdrachtgevers vraagt het lef om eigen ideeën en belangen in te brengen en ook los te laten. Zonder blauwdruk vooraf gaan we samen op pad. Onze aanpak is altijd op maat, passend bij de ambitie en geïnspireerd op flexibele combinatie van verbetermethodieken zoals Theory U, Deep Democracy, Lean, Design Thinking, Agile, Klantreis, Positionering, Identiteit en Systemisch werken.
